Catering
1월 초, 새해 첫 사내 행사인 신년회 준비를 맡게 되었습니다. 한 해의 시작을 알리는 자리인 만큼 대표님과 임원진, 전 직원이 한자리에 모이는데, 첫 행사부터 어수선하면 일 년 전체 분위기에 영향을 줄 것 같아 부담이 컸습니다. 연말 내내 이 걱정 때문에 잠을 설친 날도 많았고, 다이어리 첫 장에 신년회 준비 목록부터 적어 두었습니다. 작년 담당자에게 인수인계를 받았지만, 참석 인원과 장소가 완전히 달라져 처음부터 다시 준비하는 것이나 마찬가지였습니다.
예년에는 회사 근처 식당을 통째로 빌려 진행했지만, 올해는 참석 인원이 늘면서 마땅한 장소를 구하기가 어려웠습니다. 결국 사내 강당에서 진행하기로 했고, 그렇다면 음식은 현장으로 직접 와서 세팅해 줄 케이터링이 필요했습니다. 강당이라는 낯선 공간에서 어떻게 자리를 꾸며야 할지도 고민거리였고, 전기 콘센트 위치까지 미리 확인해야 했습니다. 무대 조명과 마이크 선까지 얽혀 있어 테이블을 어디에 놓아야 할지조차 감이 오지 않았습니다.
연말 내내 여러 업체 후기를 찾아보다 이윤선쿠킹스튜디오를 알게 되었습니다. 서울 광진구를 기반으로 서울·경기 전 지역에 출장을 나가 뷔페와 스탠딩 세팅을 전문으로 한다는 점, 그리고 신년회처럼 격식과 편안함이 동시에 필요한 행사에도 유연하게 대응한다는 설명에 문의를 남겼고, 상담 과정에서 강당 도면까지 미리 공유했습니다. 준비 기간이 촉박했는데도 일정 조율이 가능하다는 답변에 마음이 놓였습니다. 연말 성수기라 예약이 꽉 찼을까 봐 걱정했는데, 다행히 신년회 일정에 맞춰 방문 세팅을 잡을 수 있었습니다.
상담 담당자분은 참석 인원과 강당 구조, 신년회 순서를 물어보며 구성을 짜 주셨습니다. 대표님 인사말과 시무식 순서가 있는 만큼 임원진 테이블에는 1인당 55,000원의 프리미엄형을, 전 직원 좌석에는 임원 접대에도 쓰이는 1인당 33,000원의 격식형을 배치하자고 제안받았고, 강당 동선까지 고려한 배치도를 함께 보내 주셨습니다. 전기 콘센트와 이동 동선을 반영한 세팅안이라 별도로 수정할 부분이 없었습니다.
두 등급을 함께 구성하면 예산 안에서도 임원진 테이블만 특별히 격을 높일 수 있다는 설명이 마음에 들었습니다. 새해 첫 행사라 모두에게 좋은 인상을 남기고 싶었던 저에게는 딱 맞는 방법이었고, 이 조합 하나로 예산 보고와 격식 문제를 동시에 해결할 수 있었습니다. 상무님께 보고드릴 때도 두 등급의 차이를 그대로 설명하니 별다른 이견 없이 승인이 났고, 예산안 결재가 이렇게 수월했던 적은 처음이라 스스로도 놀랐습니다.
행사 당일 아침, 세팅팀이 강당에 도착해 대표님 테이블부터 순서대로 격식 있게 자리를 꾸며 주었습니다. 시무식 시작 전까지 모든 세팅이 끝나 있어, 저는 순서 진행에만 집중할 수 있었고, 강당이 순식간에 행사장다운 분위기로 바뀌는 모습을 보며 놀랐습니다. 리허설 없이 진행된 행사였는데도 세팅팀이 알아서 동선을 정리해 준 덕분에 큰 걱정 없이 진행할 수 있었습니다.
시무식이 끝나고 다 같이 식사를 시작했을 때, 직원들 사이에서 올해 신년회 음식이 예년보다 훨씬 좋아졌다는 이야기가 나왔습니다. 대표님도 임원진 테이블 구성을 보고 만족스러워하셨고, 새해 첫날부터 좋은 분위기로 시작할 수 있었습니다. 몇몇 직원은 사진을 찍어 팀 채팅방에 올리기도 했고, 다음 행사도 기대된다는 댓글이 이어졌습니다.
행사를 마치고 나니 새해 첫 행사에 대한 부담이 뿌듯함으로 바뀌었습니다. 신년회처럼 한 해의 첫인상을 좌우하는 행사일수록 음식과 세팅에 신경 써야 한다는 것을 배웠고, 내년에도 같은 방식으로 준비할 생각입니다. 미리 겪어 본 만큼 다음 신년회 준비는 훨씬 수월할 것 같고, 이번 자료를 정리해 인수인계 문서로도 남겨 두었습니다.
