Catering
12월이 되면 기업, 기관 할 것 없이 거의 모든 조직이 같은 시기에 송년회를 준비하기 때문에 괜찮은 연회장이나 케이터링 업체는 11월 초, 심하면 10월부터 예약이 마감되는 경우가 많습니다. 원하는 날짜에 원하는 장소를 잡으려면 다른 조직보다 먼저 움직여야 하는데, 막상 연말 일정은 임원 스케줄과 부서 일정을 모두 맞춰야 해서 확정이 늦어지기 쉽습니다. 매년 비슷한 시기에 문의가 몰리다 보니 작년에 이용했던 장소라도 올해는 예약이 막혀 있는 경우가 적지 않습니다. 특히 연말에는 조직마다 시상식이나 종무식을 겸하는 경우가 많아 연회장 대관 문의가 한꺼번에 몰리면서 담당자들끼리 같은 장소를 두고 경쟁하는 상황도 벌어집니다.
날짜를 겨우 정했다 해도 성수기라 단가가 오르거나 원하는 메뉴 구성이 이미 다른 예약으로 소진된 경우도 있어 선택의 폭이 크게 줄어듭니다. 여기에 한 해를 마무리하는 자리인 만큼 단순한 식사가 아니라 임원 인사말, 시상, 건배사 같은 순서가 포함되는 경우가 많아 일반 회식보다 격식과 규모를 함께 고려해야 하는 부담이 커집니다. 특히 임원 만찬을 겸하는 자리는 좌석 배치와 상차림 순서까지 세심하게 고려해야 해서 일반 회식보다 준비 시간이 훨씬 더 필요합니다.
송년회 담당자는 결산 업무와 신년 계획까지 겹치는 연말 성수기에 케이터링 예약, 메뉴 조율, 좌석 배치까지 함께 챙겨야 해서 시간에 쫓기며 준비하다가 정작 세부적인 부분을 놓치는 경우도 종종 발생합니다. 여기에 신년 계획 보고와 인사 평가 시즌까지 겹치면서 송년회 준비에 온전히 집중할 시간을 내기가 더욱 어려워집니다.
조기 상담 및 일정 확정 단계에서는 성수기 예약 마감을 피하기 위해 늦어도 11월 초까지 날짜와 인원, 장소 조건을 먼저 확정하도록 상담을 진행하고, 임원 참석 여부와 시상식 등 추가 순서가 있는지도 함께 확인합니다. 일정이 유동적인 경우에는 후보 날짜를 2~3개 잡아두고 확정되는 대로 세팅 인력을 배정하는 방식으로 대응합니다. 참석 인원이 많은 조직일수록 좌석 배치와 이동 동선까지 미리 계획해두어야 당일 혼선을 줄일 수 있습니다.
메뉴 등급 선정 단계에서는 임원과 전 직원이 함께하는 송년회에는 33,000원 격식형으로 한 해를 마무리하는 자리에 어울리는 상차림을 구성하고, 특별히 격을 높이고 싶은 소규모 임원 만찬이나 귀빈 초청 자리에는 55,000원 프리미엄형을 적용해 연예인 서포트나 선물용으로도 쓰이는 수준의 구성을 제공합니다. 두 등급을 자리 성격에 맞게 나누어 운영하면 예산을 과도하게 늘리지 않으면서도 임원석과 일반석의 격을 자연스럽게 구분할 수 있습니다. 케이터링 등급을 정할 때는 참석 인원 전체 예산과 시상식 등 추가 순서에 필요한 여유 시간까지 함께 고려해 결정합니다.
사전 준비 단계에서는 확정된 날짜에 맞춰 재료 수급과 조리 인력을 미리 배정하고, 시상식이나 건배사 순서가 있다면 그 시점에 맞춰 음식이 나오는 타이밍까지 미리 조율해둡니다.
당일 세팅 단계에서는 송년회 시작 전 현장에 방문해 테이블과 음식을 세팅하고, 순서에 따라 만찬 메뉴와 추가 요리가 적절한 시점에 제공되도록 현장에서 흐름을 관리합니다. 시상식이나 건배사처럼 정해진 순서가 있는 경우에는 진행자와 미리 소통해 타이밍을 놓치지 않도록 현장에서 계속 확인합니다.
마무리 단계에서는 행사가 끝나면 신속하게 정리해 참석자들이 2차 장소로 이동하거나 귀가하는 데 불편이 없도록 하고, 다음 해 일정 문의가 있을 경우를 대비해 진행 결과를 정리해 공유합니다. 정리 인력은 참석자들이 자리를 뜨는 흐름을 방해하지 않도록 순차적으로 테이블을 정리해 나갑니다.
한남동 유엔빌리지 돌잔치나 주한 네덜란드대사관 리셉션처럼 격식과 규모를 함께 고려해야 하는 행사를 진행해 온 경험을 바탕으로, 성수기에도 예약이 밀리지 않도록 미리 준비하는 방식이 송년회에서도 그대로 통했습니다. 조기 상담으로 일정을 먼저 확정한 조직들은 원하는 날짜에 원하는 메뉴 구성으로 안정적으로 송년회를 치를 수 있었습니다. 임원 일정 조율로 날짜가 여러 차례 바뀐 조직도 후보 날짜를 미리 잡아둔 덕분에 큰 무리 없이 최종 일정을 확정할 수 있었습니다.
격식형과 프리미엄형을 함께 운영한 행사에서는 전 직원 자리와 임원 자리의 격을 자연스럽게 구분할 수 있었고, 시상식이나 건배사 순서에 맞춰 음식이 제공되어 행사 진행에 막힘이 없었다는 평가를 받았습니다.
무엇보다 담당자들이 연말 결산 업무와 겹치는 바쁜 시기에도 케이터링 준비에 큰 시간을 쓰지 않고 본업에 집중할 수 있었다는 점이 가장 큰 호응을 얻었으며, 한 해를 마무리하는 자리를 성공적으로 마친 뒤 다음 해에도 같은 방식으로 다시 문의하는 경우가 많았습니다. 결산과 신년 계획으로 바쁜 연말에 케이터링만큼은 걱정을 덜었다는 후기가 이어지고 있습니다.
