Catering
매년 봄가을이면 학술대회 준비로 정신이 없습니다. 발표 세션 구성, 초청 연사 섭외, 자료집 인쇄까지 챙기다 보면 정작 다과와 식사 준비는 뒷전으로 밀리기 일쑤였습니다. 올해도 어김없이 학술대회 준비팀 막내였던 제게 커피브레이크와 점심 케이터링 업무가 떨어졌고, 처음 해보는 일이라 어디서부터 손대야 할지 막막했습니다. 선배들에게 물어봐도 매번 다른 업체를 썼다는 답만 돌아왔습니다.
문제는 시간이었습니다. 오전 세션에만 발표자가 열두 명이 넘었고, 세션 사이 쉬는 시간은 15분 남짓이었습니다. 그 짧은 틈에 발표자와 참석자들이 허기를 달래고 다시 자리로 돌아가야 했습니다. 예전처럼 근처 빵집에서 급하게 사 온 빵과 종이컵 커피로는 부족하다는 게 학과장님의 의견이었고, 그렇다고 정식 뷔페를 차리기엔 시간과 동선이 맞지 않아 새로운 방법이 필요했습니다. 게다가 세미나실 밖 로비가 좁아 테이블 배치도 까다로운 조건이었습니다.
고민 끝에 찾은 곳이 이윤선쿠킹스튜디오였습니다. 서울 광진구를 기반으로 서울·경기 전 지역에 방문 세팅을 나간다는 점, 그리고 건국대학교 학술대회에서 커피브레이크를 진행한 실제 사례가 있다는 점이 눈에 들어왔습니다. 저희와 비슷한 규모, 비슷한 상황의 행사를 이미 소화해 본 곳이라는 확신이 들어 바로 문의 페이지를 통해 연락을 남겼고, 답변도 생각보다 빠르게 왔습니다. 사례 페이지에 실린 로비 세팅 사진을 보면서 저희 학술대회에도 그대로 대입해 볼 수 있겠다는 생각이 들었습니다.
상담을 진행하며 담당자분께서 세션 구성과 참석 인원, 예산을 꼼꼼히 물으셨습니다. 교수님들과 초청 연사가 참석하는 메인 세션에는 1인당 22,000원의 세미나형 구성을 추천받았습니다. 기관 세미나나 교수 회의에 자주 쓰인다는 설명과 함께, 격식은 갖추되 세션 사이 빠르게 드실 수 있는 메뉴로 구성해 주신다고 하셨고, 발표자 명단과 좌석 배치도 함께 참고해 세부 메뉴를 조율해 주셨습니다. 알레르기가 있는 참석자 명단까지 미리 챙겨 반영해 주신 점도 인상 깊었습니다.
커피브레이크에는 1인당 16,500원의 핑거푸드형을 더했습니다. 가벼운 회의나 이동 중에도 부담 없이 먹을 수 있도록 설계된 구성이라, 발표자들이 다음 세션장으로 이동하면서도 손에 들고 먹을 수 있었습니다. 두 등급을 시간대별로 나눠 제안받고 나니 예산 걱정도, 동선 걱정도 한결 가벼워졌고, 세션별로 다른 구성을 배치하는 아이디어 자체가 저에게는 새로운 발견이었습니다. 좁은 로비 공간에 맞춘 소형 테이블 배치까지 함께 제안받아 공간 걱정도 덜었습니다.
행사 당일, 세팅팀이 시작 두 시간 전부터 도착해 로비와 세미나실 앞 공간을 준비했습니다. 방문 세팅형이라 별도로 그릇을 대여하거나 반납할 필요 없이, 세팅부터 정리까지 모두 맡길 수 있었던 점이 특히 편했습니다. 첫 세션이 끝나고 참석자들이 쏟아져 나왔을 때는 이미 커피브레이크 테이블이 완벽하게 차려져 있었고, 저는 안내판 위치만 조정하면 되는 여유까지 생겼습니다. 세팅팀이 좁은 동선까지 미리 파악해 둔 덕분에 큰 혼란 없이 진행되었습니다.
점심시간에는 세미나형 메뉴가 준비되어, 오전 발표로 지친 교수님들과 연사들이 편안하게 식사하며 이야기를 나눌 수 있었습니다. 학과장님께서 올해 학술대회 다과가 가장 만족스러웠다고 말씀해 주셨을 때 그동안의 걱정이 눈 녹듯 사라졌고, 옆자리 교수님들끼리 메뉴 이야기를 나누는 모습을 보며 저도 모르게 뿌듯한 웃음이 났습니다. 오후 세션 참석률도 예년보다 높았다는 후일담까지 들었습니다.
행사를 마치고 나니 다음 학기 학술대회도 같은 곳에 맡겨야겠다는 확신이 생겼습니다. 발표 세션이 많은 학술대회일수록 시간에 맞춘 케이터링이 얼마나 중요한지 다시 한번 느꼈고, 이제는 학술대회 준비 목록에서 다과 항목만큼은 마음 편히 넘길 수 있게 되었습니다. 후배 담당자에게도 가장 먼저 추천하고 싶은 곳이 되었고, 다음 학술대회 예산안에도 미리 반영해 두었습니다.
