기업 케이터링

이런 고민에서 시작됩니다

회사 행사의 식음료는 총무팀이나 인사팀 담당자가 본업과 병행해 준비하는 경우가 대부분입니다. 참석 인원이 막판까지 바뀌고, 임원 일정에 따라 시작 시각이 밀리며, 장소는 사무실 라운지일 때도 있고 외부 대관 홀일 때도 있습니다. 이런 변수를 업체 여러 곳에 각각 설명하다 보면 정작 행사 프로그램을 챙길 시간이 줄어듭니다.

또 하나의 고민은 회사의 얼굴이라는 점입니다. 신입사원 첫 교육, 협력사 초청 리셉션, 해외 손님이 오는 자리에서 음식이 식어 있거나 테이블이 어수선하면 행사 전체 인상이 흐려집니다. 그렇다고 호텔 연회장을 잡기에는 예산과 장소 선택의 폭이 좁아지는 문제가 생깁니다.

마지막으로 행사가 끝난 뒤의 뒷정리가 남습니다. 남은 음식과 집기, 쓰레기 분리까지 사내 인력이 떠안게 되면 퇴근 시간이 늦어지고, 다음 날 회의실 예약에도 영향을 줍니다.

“회사 행사에서 음식은 주인공이 아니라 분위기를 받쳐 주는 쪽이라, 담당자가 저를 찾을 일이 없도록 미리 챙기는 것을 기준으로 삼습니다.”

— 나든솔 이윤선쿠킹스튜디오

해결 과정

기업 행사 유형별로 무엇이 달라지나요?

교육·연수처럼 오래 앉아 있는 행사는 오후 집중력을 해치지 않도록 무겁지 않은 식사와 과일, 음료 비중을 높입니다. 반대로 협력사 초청이나 사업 설명회처럼 사람을 맞이하는 행사는 손에 들고 대화할 수 있는 한입 메뉴와 시각적인 장식에 무게를 둡니다.

사무실 내부에서 진행하는 경우에는 엘리베이터 사용 시간과 반입 경로, 전기 사용 가능 여부를 미리 확인합니다. 외부 대관 장소라면 대관처의 반입 규정과 철수 마감 시각을 함께 맞춰야 하므로 상담 때 장소 담당자 연락처를 알려 주시면 진행이 수월합니다.

기업 케이터링 견적을 받기 전에 정리해 두면 좋은 숫자

첫째는 확정 인원과 최대 인원입니다. 사내 행사는 당일 불참자와 추가 참석자가 동시에 생기기 때문에 두 숫자를 함께 알려 주시면 음식이 부족하거나 지나치게 남는 일을 줄일 수 있습니다. 다과형이라면 1인 25,000원, 식사형이라면 1인 40,000원을 곱해 대략적인 예산 범위를 먼저 그려 보실 수 있습니다.

둘째는 행사 시간의 길이입니다. 한 시간 남짓한 리셉션과 오후 내내 이어지는 워크숍은 같은 인원이라도 필요한 음식의 양과 종류가 다릅니다. 시작과 종료 시각, 중간 휴식 횟수를 알려 주시면 그 흐름에 맞게 메뉴를 나눠 배치하고 보충이 필요한 시점을 미리 계산합니다.

셋째는 장소 조건입니다. 사옥 라운지인지 외부 대관 홀인지, 테이블과 테이블보를 장소에서 제공하는지에 따라 가져가야 할 집기가 달라집니다. 경기권 사옥이나 연수원이라면 총 50만 원 이상 조건과 배달비 협의가 함께 들어가므로 상담 초기에 주소를 알려 주시는 것이 좋습니다.

이 세 가지가 정리되면 메뉴 구성안과 금액을 한 번에 받아 보고 내부 결재를 올리기도 수월해집니다. 결재 후에는 예약금 50% 입금으로 일정이 확정되며, 행사 일주일 전부터는 취소가 불가하다는 점을 내부 일정표에도 함께 표시해 두시면 혼선이 없습니다.

여러 부서가 번갈아 행사를 여는 회사라면 첫 행사에서 정한 메뉴 구성과 세팅 방식을 기록해 두었다가 다음 주문 때 그대로 이어 쓸 수 있습니다. 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 진행되기 때문에 부서마다 다시 설명할 필요가 줄어듭니다.

해외 손님이나 종교적 식이 제한이 있는 참석자가 섞인 행사라면 돼지고기·주류 사용 여부, 채식 범위처럼 구체적인 조건을 미리 알려 주세요. 해당 메뉴를 별도 접시로 나누고 표시해 두어 손님이 스스로 확인하며 고를 수 있게 합니다.

행사 사진을 사내 소식지나 채용 홍보에 쓸 계획이라면 미리 말씀해 주세요. 음식 테이블이 사진 배경에 잘 담기도록 조명 방향과 촬영 동선을 고려해 테이블 위치와 장식 높이를 정합니다.

준비 전과 후의 차이

결과

담당자는 상담 한 번과 메뉴 확인 몇 차례로 식음료 준비를 끝낼 수 있습니다. 업체 창구가 하나이기 때문에 인원 변경이나 시간 조정도 같은 사람에게 한 번만 말하면 반영됩니다. 행사 당일에는 참석자 동선과 프로그램 진행에만 신경을 쓰면 됩니다.

LG CNS 신입사원 교육처럼 일정이 촘촘한 자리에서는 교육 시간표에 맞춰 배송 시각을 조율했고, 주한 네덜란드대사관이 서울아트시네마에서 연 행사에서는 스탠딩 리셉션에 맞는 핑거푸드를 준비했습니다. 자리의 형식이 달라도 같은 원칙으로 움직였습니다.

행사가 끝난 뒤 현장이 원래대로 돌아가 있으면 회사 내부의 평가도 달라집니다. 다음 분기 행사도 같은 방식으로 맡기고 싶다는 문의가 이어지는 이유가 여기에 있다고 봅니다.

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