기업행사를 준비하는 담당자에게 음식은 수많은 체크 항목 중 하나일 뿐입니다. 연사 섭외, 초청장 발송, 음향과 영상 장비 점검이 동시에 돌아가는 와중에 케이터링까지 세세하게 챙기기는 어렵습니다. 그러다 보니 행사 직전에야 음식 테이블 위치가 정해지지 않았다는 사실을 알게 되거나, 리셉션이 시작됐는데 음식이 아직 놓이지 않는 일이 생깁니다.
특히 오피스 빌딩에서 열리는 행사는 건물 자체의 규칙이 변수입니다. 화물 엘리베이터 사용 시간, 출입증 발급, 로비 사용 허가 등 음식과 무관해 보이는 절차가 실제로는 세팅 시각을 좌우합니다. 이를 미리 확인하지 않으면 음식이 준비되어 있어도 행사장에 제때 올라가지 못합니다. 같은 건물이라도 주말과 평일의 반입 규칙이 다른 경우가 있어, 행사 요일까지 함께 확인해야 합니다.
착석 만찬형 기업행사 테이블
또한 설명회나 투자자 행사처럼 외부 손님이 많은 자리에서는 음식 테이블이 회사의 첫인상이 됩니다. 메뉴의 맛뿐 아니라 배치의 정돈됨, 보충의 타이밍, 행사 종료 후 정리 상태까지 모두 평가 대상이 됩니다. 담당자가 행사장 안에서 손님을 응대해야 하는 시간에 음식 테이블까지 챙기게 되면, 결국 두 가지 모두 놓치기 쉽습니다.
“행사 담당자의 머릿속에서 케이터링이 가장 먼저 지워지는 항목이 되었으면 합니다. 한 번 맡기면 더 신경 쓰지 않아도 되도록 준비합니다. 그 대신 사전 확인 질문은 조금 많아질 수 있습니다.”
— 나든솔 이윤선쿠킹스튜디오
Solution
해결 과정
01
첫 통화에서 행사 형식(설명회·리셉션·교육·만찬)과 시작 시각, 예상 인원, 외부 손님 비율을 확인합니다.
02
건물의 반입 경로, 엘리베이터 사용 가능 시간, 출입 등록 절차를 담당자와 함께 정리해 세팅 가능 시간대를 확정합니다.
03
행사 흐름에 맞춰 메뉴 컨셉을 잡습니다. 리셉션은 스탠딩 핑거푸드, 교육은 시간표에 맞춘 도시락, 세션형 행사는 커피브레이크로 나눕니다. 행사가 길다면 시간대별로 구성을 바꿔 같은 공간에서도 변화를 줍니다.
04
행사 당일 신선한 식재료로 스튜디오에서 조리를 마치고, 정해 둔 시각에 맞춰 현장에 도착해 테이블을 차립니다.
05
행사 중에는 음식 상태를 살펴 보충하고, 종료 후에는 남은 음식과 집기를 정리해 공간을 원래대로 돌려놓습니다.
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여의도 기업행사 구성별 기준 금액
방문 세팅형 케이터링은 총 165만 원 이상, 커피브레이크는 총 100만 원 이상, 도시락은 총 30만 원 이상부터 진행합니다. 1인 기준으로는 다과케이터링 25,000원, 식사케이터링 40,000원부터 시작하고, 도시락은 세미나형 22,000원·격식형 33,000원·프리미엄형 55,000원 중에서 고르실 수 있습니다.
리셉션용 긴 뷔페 테이블
예약 확정 시 예약금 50%를 선입금하시고, 행사일 기준 일주일 전부터는 취소가 불가합니다. 알레르기 등 식이 제한은 상담 때 알려 주시면 메뉴에 반영합니다.
견적을 받으실 때는 행사 형식과 인원뿐 아니라 시간대별 진행표가 있으면 함께 보내 주세요. 같은 인원이라도 리셉션과 착석 만찬은 필요한 메뉴 구성과 집기가 달라 금액에 차이가 납니다.
여럿이 나눠 드는 대형 샐러드 플래터
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여의도 기업행사 유형별 메뉴 방향
설명회나 기자간담회처럼 시작 전 대기 시간이 있는 행사는 입장 동선에 음료와 한입 핑거푸드를 두어 손님이 기다리는 동안 머물 곳을 만들어 줍니다. 본 행사가 끝난 뒤 네트워킹이 이어진다면 그때 대형 샐러드 플래터나 따뜻한 요리를 더해 두 번째 테이블을 엽니다.
사내 교육이나 워크숍은 화려함보다 일정 준수가 우선입니다. 도시락은 세미나형 22,000원부터 시간표에 맞춰 배송하고, 오후 집중력이 떨어지는 시간대에는 커피브레이크를 두는 구성을 많이 고르십니다.
스탠딩 리셉션용 한입 핑거푸드
창립 기념이나 연말 행사처럼 저녁 시간대 착석 만찬이라면 긴 뷔페 테이블에 식물 장식을 곁들여 분위기를 만들고, 참석자가 자리에서 일어나 음식을 담는 동선이 겹치지 않도록 테이블 양쪽을 모두 열어 둡니다.
어떤 유형이든 상담 단계에서 행사 진행표를 받아 음식이 나가는 시점을 표시해 두면, 당일 진행 담당자와 케이터링 쪽이 같은 시간표를 보고 움직일 수 있습니다. 순서가 바뀌거나 연설이 길어지는 상황도 그 진행표를 기준으로 보충 시점을 조정합니다.
Before & After
준비 전과 후의 차이
BEFORE · 준비 전
연사와 장비 점검만으로도 벅차 음식 테이블 위치를 행사 전날까지 정하지 못했습니다.
AFTER · 준비 후
상담 단계에서 행사장 도면이나 사진을 받아 테이블 위치와 동선을 먼저 제안해 드립니다.
BEFORE · 준비 전
건물 화물 엘리베이터 사용 시간이 정해져 있어 음식 반입이 늦어질까 불안했습니다.
AFTER · 준비 후
엘리베이터 사용 가능 시간과 출입 등록 절차를 미리 확인해, 그 안에 반입과 세팅을 마치도록 일정을 짭니다.
BEFORE · 준비 전
외부 손님이 많은 설명회라 행사 후 어수선한 정리 모습이 노출될까 걱정했습니다.
AFTER · 준비 후
행사 중 보충과 종료 후 정리까지 맡아, 마지막 손님이 나갈 때까지 테이블을 정돈된 상태로 유지합니다. 철수 시각도 미리 정해 다음 일정과 겹치지 않게 합니다.
Result
결과
이렇게 진행하면 담당자는 케이터링 항목을 한 번의 상담과 한 번의 확정으로 정리할 수 있습니다. 주한 네덜란드대사관 행사에서는 참석자들이 서서 음식을 담는 스탠딩 리셉션을 운영했고, 주스와 음식이 놓인 긴 뷔페 테이블을 중심으로 대화가 이어졌습니다. 음식 테이블이 대화의 거점이 되면서, 참석자들이 자연스럽게 섞이는 분위기가 만들어졌습니다.
교육형 행사에서는 LG CNS 신입사원 교육처럼 일정표에 맞춰 배송 시각을 조율해, 쉬는 시간이 줄어들지 않도록 했습니다. 세션이 여러 번 이어지는 학술대회형 행사에서는 건국대 사례처럼 발표 사이에 맞춰 커피브레이크를 세팅하고 조용히 보충했습니다.
여의도 행사의 구체적인 도착 시각은 거리보다 건물 절차에 더 좌우되므로, 상담 단계에서 이를 먼저 확인해 행사 시작 전에 세팅이 끝나도록 일정을 짭니다. 담당자께서는 건물 관리실 연락처만 공유해 주셔도 세부 확인을 함께 진행할 수 있습니다.
